Как прошить книгу регистрации приказов

Как прошить книгу регистрации приказов

Журнал регистрации приказов как прошить


/ / Однако, практически не проводится работа по инвентаризации объектов, оказывающих негативное воздействие на окружающую среду. Плановые проверки проводятся в основном в отношении лишь бюджетных учреждений (Муниципальных образований, образовательных учреждений).В соответствии с п.3 ст.20 ФЗ от 24.06.1998 N 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления», органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации вправе вести региональные кадастры отходов, включающие в себя данные, представляемые органами местного самоуправления, а также юридическими лицами, осуществляющими деятельность по обращению с отходами.

Порядок ведения региональных кадастров отходов определяется органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу.

Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц.

Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;

Как правильно сшивать документы

Прошивать документы необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Содержание статьи Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  1. штатное расписание.
  2. приказы личного состава,
  3. приказы общего состава,

Бухгалтеры прошивают:

  1. оборотные ведомости по материальным средствам,
  2. авансовые отчеты,
  3. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  4. акты выполненных работ,
  5. путевые листы,
  6. счета-фактуры,
  7. кассовую книгу,
  8. накладные,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию. Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  1. Нитки;
  2. Степлер;
  3. Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Документы,

Как прошить журналы для кадрового учета

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц.

Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев Читайте в нашей статье: Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до начала заполнения. Прошивка — это защита от внесения незаконных изменений, оформить процедуру нужно по всем правилам, иначе .
Ваш идеальный документ Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров Шаг 1.

Отверстия. Большинство кадровиков используют стандартные журналы учета фабричного производства с картонной обложкой на 48 или 64 листа. Некоторые книги продаются уже с подготовленными отверстиями для сшивания, если же они отсутствуют, первое, что нужно сделать перед прошивкой – пробить отверстия у корешка журнала.

В тонком журнале дырки делаются шилом или дыроколом, для толстого экземпляра используют даже дрель. Важнейшее изменение законодательства с 1 июля — вступление в силу ГОСТа об оформлении кадровых документов. В журнале “Справочник кадровика” по этому случаю по кадровому делопроизводству с учетом требований нового ГОСТа и его особенностей.

Есть полезные шпаргалки и Отверстия проделываются максимально близко к переплету, с тем, чтобы они не занимали много пространства внутри журнала. Для прошивки журнала кадрового учета в 2020 году вполне достаточно двух дырок.

Если они проделываются вручную, то между ними следует оставить расстояние 6-10 см. Располагаются отверстия примерно посередине книги. В некоторых случаях прошивают журнал в 3,4 или 5 дырок. Шаг 2. Прошивка. Для прошивки лучше всего использовать специальную полиамидную прошивную нить, которую можно купить в магазине канцтоваров.
Если такой возможности нет, можно применить суровую нитку или банковский шпагат. Для начала нужно прикинуть длину нити, она будет зависеть от толщины журнала, количества

zakon-nedvizhimost.ru

Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

  1. продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).
  2. переписать строки до нужного номера;
  3. вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);
  4. распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;

Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.

Совет Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии.

  1. путевые листы,
  2. авансовые отчеты,
  3. накладные,
  4. счета-фактуры,
  5. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  6. оборотные ведомости по материальным средствам,
  7. кассовую книгу,
  8. акты выполненных работ,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

  1. Нитки;
  2. Степлер;
  3. Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Сама подготовка включает в себя:

  • Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
  • Оформление обложки документа.
  • Систематизацию документов.
  • Нумерацию.
  • Заполнение описи.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет. Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

Как прошить книгу регистрации приказов

По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  • номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена.
  • инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.

Содержание: Как прошить журнал регистрации приказов Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер.

Вариант классификации приказов:

  1. Приказы по основной работе предприятия.

Как прошивать журнал регистрации приказов Внимание Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу.

В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях. Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными.

Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем. Шаг 5.

Как прошить книгу регистрации приказов в твердом переплете

Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

Допустимо использование литерной нумерации (например: 16, 16а, 16б, 17…). Мелкие документы вложить в прозрачный файл.
  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. клея канцелярского
  2. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  3. печати организации
  4. документов, которые необходимо прошить
  5. иглы с нитью подходящей толщины

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим бумаги для прошивки.

Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.

  1. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.
  2. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
  3. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец.

  1. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

> > > В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия.

Инфо Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота.

И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом.

Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия.

Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток.

Концы должны быть видимы. На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее:

«Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)»

.

Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале. Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток.Любой журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован, начиная с первой страницы. Можно пронумеровать конкретно каждую страницу журнала, а можно пронумеровать сшитые в журнале листы.

В первом случае, в заверительной надписи, делается пометка

«Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество страниц (дата, подпись)»

, а во втором – «листов».

Количество страниц или листов указывается, как в числовом значении, так и прописью.При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации.

Журнал регистрации приказов как прошить

Прошивать документы необходимо для их систематизации.В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  • ГОСТпо делопроизводству;
  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

  1. штатное расписание.
  2. приказы общего состава,
  3. приказы личного состава,

Бухгалтеры прошивают:

  1. счета-фактуры,
  2. путевые листы,
  3. авансовые отчеты,
  4. акты выполненных работ,
  5. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
  6. кассовую книгу,
  7. оборотные ведомости по материальным средствам,
  8. накладные,

Делопроизводители: входящую и исходящую документацию.Прошивать документы можно используя следующие инструменты:Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами.

Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело».

Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

Особенности ведения книги учета приказов в деятельности организации

› › › Неотъемлемой составляющей любого государственного, либо частного предприятия является документооборот.

Книга приказов является одним из основных предметов деятельности инспектора по кадрам.СодержаниеКнига приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести . Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.Цель ведения:

  • Предать срочность и обязательность документу.
  • Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
  • Облегчить поиск документов;

При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов. Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558.

Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации.

Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.Важные особенности документооборота:

  1. нумерация;
  2. сроки.
  3. оформление;

Как правильно прошивать книгу приказов?

Смотрите видео:Приказ Росархива № 68, регламентирует особенности документооборота.

В данном распорядительном документе указывается, что отчетность ведется в течение 1 года, а после сдается в архив.Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом.

Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.Основные пункты:

  • Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
  • Полный перечень приказов.
  • Титульный лист;

Как подключиться к базе электронного документооборота? Смотрите .Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица,

Образец книги приказов

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал.

Содержание статьи Работа компаний организована по регламентированному графику. Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов.

Они носят локальный характер. Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена. На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:

  1. закрепление юридических актов;
  2. перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
  3. различные производственные мероприятия.
  4. утверждение положений, инструкций, правил;
  5. распределение порядка по функциональным обязательствам;
  6. устройство на работу и увольнение сотрудников;

Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров.

С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг. В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

  1. аттестационных комиссий;
  2. ответственных лиц;
  3. рабочего режима.
  4. штатного расписания;
  5. локальных актов;
  6. проведения ревизий;

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия.

В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель.

Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.

Как прошить журнал регистрации приказов

» Кадровый учет Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота.

В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу? Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников. Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  1. приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.
  2. регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2. 2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале

«Приказы по основной деятельности — это какие приказы?»

.

Как прошить журнал регистрации приказов

/ / Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности. При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это?

Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом. Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток. Концы должны быть видимы. На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее:

«Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)»

.

Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале. Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток. Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом.

Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом. 226. На служебных документах

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф».

Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.Нужно ли прошивать журналы в частной конторе?

Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это?

Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».