Можно ли возложить обязанности по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера

Можно ли возложить обязанности по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера

Оглавление:

Главный бухгалтер может быьь ответственным за ведение трудовых книжек


— — Если же нужно передать полномочия новому лицу на определенный срок, то данный приказ издается на это лицо и указывается срок действия приказа. Не запрещено срок окончания данного приказа определять событием – днем выхода на работу того работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложены постоянно.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, на определенный срок (на время отсутствия работника, на которого данные обязанности уже возложены). Образец1 Нередко на практике также возникает вопрос о том, кто вносит записи в трудовую книжку единственному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек? Полагаем, что лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

Т.е. в этом случае сам себе. Внимание Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так:

«Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»

.

Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя. Порядок ведения трудовых книжек Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам. Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

Ведь обычно в приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек (например, начальника отдела кадров), вторым пунктом указывается, на кого возлагается такая ответственность в случае его отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам.

Как мы уже сказали выше, указанный приказ может быть издан на определенный срок, в том числе на период отсутствия работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек уже возложены. Если можно заранее определить работника, который будет временно замещать начальника отдела кадров по любой причине его отсутствия (как правило, это другой определенный работник отдела кадров), то этого работника можно сразу указать в приказе (образец такого приказа мы привели выше).

Три способа наделить главбуха полномочиями по кадрам

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ Проще всего ввести обязанности главбуха по кадрам в трудовой договор Ответственного за ведение трудовых книжек назначают приказом Во многих компаниях кадровый документооборот сейчас возлагают на финансовую службу и на главбуха в частности. Зачастую это никак не оформляется.

Однако рано или поздно это может сказаться на сотрудниках при назначении пенсии, а также вызвать ненужные вопросы у трудовых инспекторов. Поэтому лучше, чтобы главбух курировал кадры на законных основаниях. Как оформить кадровые обязанности главбуха Оформить обязанности главбуха, равно как и любого сотрудника финансовой службы по кадровому делопроизводству, можно тремя способами.

Первый: в трудовом договоре и должностной инструкции можно расширить список обязанностей – включить туда и руководство кадрами, и составление различных кадровых документов, и ведение лицевых карточек и трудовых книжек. Плюс такого варианта в том, что не придется вводить дополнительную должность в штатное расписание.
Однако важно, чтобы в трудовом договоре (дополнительном соглашении) не было написано, что главбух выполняет функции инспектора по труду, поскольку это может быть истолковано как совмещение должностей.

Увеличение заработной платы возможно, но не обязательно. Второй: передачу кадровых дел можно оформить как совмещение должностей (ст.

60.2 ТК РФ), заключив допсоглашение к трудовому договору. Такой вариант предполагает исполнение дополнительных обязанностей в течение обычного рабочего дня, но за обязательную дополнительную плату (ст.

151 ТК РФ). Ее размер может быть ниже МРОТ – на усмотрение сторон.

При совмещении также важно прописать, на какой срок оно устанавливается.

При этом у главбуха есть формальное право в любой момент досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы (так же, как и у работодателя – от своего предложения), письменно предупредив об этом не позднее чем за три календарных дня.

Третий: кадровая работа на условиях внутреннего совместительства (ст.

60.1 ТК РФ). Для этого нужно составить отдельный трудовой договор.

Приказ о ведении трудовых книжек на главного бухгалтера

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек. При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников.

Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки. Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№225 Приказываю:

  • Контроль исполнения оставляю за собой.
  • Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.

Генеральный директор Соломин А.Б.

Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  1. иной уважительной причине.
  2. увольнения}
  3. временной нетрудоспособности}
  4. командировки}
  5. отпуска}

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

Важно Какие нормативные акты регулируют порядок ведения документа о стаже?

Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:

  1. Ст. 66 ТК РФ;

Как осуществляется хранение и учет?

Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе.

Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании.

если в штате нет кадровика на кого и как возложить обязанности.

Ответ на вопрос: Во-первых, в вопросе приведены обязанности не только кадровика. Во-вторых, оформление доп. работы строго регламентировано законом.

Приказа, к сожалению, не достаточно, в том числе и для проверяющих органов. В-третьих, работу по ведению воинского учета можно оформить только совместительством. Ведение трудовых книжек работников должно осуществлять лицо, назначенное приказом работодателя.

Приказ можно издать только в отношении работника, т.е. лица, находящегося под дисциплинарной властью работодателя.

Именно работодатель остается ответственным за приобретение трудовых книжек, их хранение, выдачу работнику при увольнении.

Что касается воинского учета, то это также должен быть сотрудник организации в зависимости от численности персонала. Подробнее об этом см. здесь: http://vip.1kadry.ru/#/document/161/73349/.

Кроме того, если у организации в штатном расписании отсутствует должность кадрового работника, то вся ответственность за ведение кадрового учета возлагается непосредственно на руководителя организации. Возложение на сторонних граждан функций по подписанию кадровых документов не предусмотрено трудовым законодательством.

Следовательно, все подписи, удостоверяющие кадровые документы сотрудников должен подписывать руководитель лично, т.к. внештатный работник не может подписывать кадровые документы.

То есть в ШР должность кадровика (допустимо даже 0,1 ставку) нужно ввести и оформить сотруднику, ведущему кадровое делопроизводство в сторонней организации по данной ставке внешнее совместительство. Как вариант – можно оформить совмещение кому-то из работающих у Вас сотрудников (кому – определяет работодатель по соглашению с конкретным сотрудником). Но для этого ставка (часть ставки) также обязательно должна присутствовать в штатном расписании.

Это также касается и работы по охране труда. В штатном расписании должна быть ставка специалиста по охране труда, и кому-то из работающих сотрудников при наличии необходимой квалификации можно также оформить совмещение.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

/ / , 3,124 Просмотров Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Оглавление

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность.

Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем. Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия.

А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании. Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Приказ о возложении обязанностей кадровика на главного бухгалтера

» Гражданство В практике существует такое понятие, как взаимозаменяемость сотрудников. Это означает, что в период отсутствия одного сотрудника его должностные функции в полном объеме возлагаются на другое лицо.

Как правило, взаимозаменяемыми являются работники, выполняющие смежные функции. Но это не исключительное правило, поскольку определение взаимозаменяемости осуществляется руководством организации по своему усмотрению. Поэтому, если сотрудник, впридачу к своим профессиональным умениям, владеет знаниями и навыками по какой-либо смежной специальности, то его вполне могут назначить заменяющим отсутствующего по каким-либо причинам работника.

Однако стоит заметить, что это весьма нечастая практика Возложение должностных функций главного бухгалтера на другого работника возможно в нескольких случаях:

  1. Нахождение бухгалтера в очередном оплачиваемом отпуске или отпуске без содержания. В любом случае, период отсутствия на работе будет весьма продолжительным. В связи с этим работа отдела может быть фактически приостановлена. Чтобы не допустить этого, функции работника может исполнять другой специалист;
  2. При увольнении работника, работодатель или управляющий обязаны возложить функции на другого сотрудника. Такой работник будет исполнять работу бухгалтера до назначения на постоянную должность другого работника.
  3. Временная нетрудоспособность главного бухгалтера. Во время болезни необходимо возложить его деятельность на другого работника из бухгалтерского отдела;

Во всех случаях возложение дополнительных функций отсутствующего работника осуществляется путем издания специального приказа. Данный акта утверждается работодателем.

Скачать образец Поскольку главный бухгалтер является одним из первых лиц предприятия, его функции могут быть возложены на вышестоящее лицо.

Такую должность занимает директор.

Данное решение руководителя может быть принято в связи с нетрудоспособностью работника или его отсутствием этой должности по каким-либо иным уважительным причинам.

Как оформить приказ о ведении бухгалтерского учета

Ведением учета может заниматься любой работник компании, который обладает необходимыми для этой задачи полномочиями и квалификацией. Основная задача — оформить исполнение обязанностей документально. Мы составили инструкцию, как правильно возложить обязанности главного бухгалтера на компетентного сотрудника или самого главного бухгалтера

Бухучет обязаны вести все субъекты предпринимательской деятельности за исключением ИП и филиалов иностранных компаний.

Читайте ещё: За организацию бухучета на предприятии отвечает руководитель.

Для практической реализации этой функции есть несколько вариантов: директор возлагает обязанности главного бухгалтера на себя, заключает со сторонней компанией, либо назначает исполнителем штатного сотрудника, обычно главбуха (если такая должность присутствует в штате). Оптимальный способ узаконить исполнение обязанностей по ведению разного рода отчетности — прописать ответственных в учетной политике. Если политика ещё не сформирована, передачу таких полномочий членам организации оформляют при помощи дополнительных распоряжений.

Также отдельные документы требуются, если нужно передать полномочия и работу по ведению бухучета иному работнику. Возложение обязанностей по ведению бухгалтерского учета на главного бухгалтера производится при наличии этой должности в штате после назначения этого руководителя за подписью главы компании. Установленной формы для заполнения не существует, можно использовать произвольную или унифицированную, как в .

Важно, чтобы в нем были отражены дата и номер документа, полное название компании, ФИО назначаемого исполнителя, дата вступления в должность и подписи директора и работника. Важно! Временно находящиеся на территории РФ иностранцы не вправе занимать должность руководителя бухгалтерии компании Главбух может быть как единственным специалистом, так и главой подразделения.

Он назначается руководителем компании и подчиняется непосредственно ему.

Чтобы

Можем ли мы назначить ответственным лицом за работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек бухгалтера

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 3 Вопрос: ? Если да, как оформить передачу ему трудовых книжек и ключей от сейфа, где они хранятся? Ответ: Трудовое законодательство не уточняет перечень профессий и должностей лиц, которым может быть поручена работа по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, поэтому такая работа вполне может быть поручена бухгалтеру с его согласия.

Передача трудовых книжек и ключей от сейфа, в котором они хранятся, оформляется актом передачи, подписанным передающей и принимающей сторонами.

Обоснование: В силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Ни Трудовой кодекс, ни Постановление N 225 не уточняют, на какого специалиста может быть возложена такая обязанность.

Поэтому, если бухгалтер согласен, можно издать приказ и в отношении него. Обязательно ознакомьте работника с приказом под роспись. После издания приказа руководитель передает назначенному ответственным работнику трудовые книжки, вкладыши, другие документы (чистые бланки, книги учета движения трудовых книжек и т.

п.) и ключи от сейфа, в котором это все хранится.

Обычно такое действие оформляется актом приема-передачи, в котором указывают дату его составления, основание составления и лицо, передающее и принимающее документы. Рекомендуем в акте трудовые книжки и вкладыши в них перечислять по фамилиям (именам, отчествам) работников и указывать серию и номер документов (чистые бланки передаются с указанием серии и номера). Если при передаче документов будут выявлены нарушения, например отсутствие трудовых книжек или их неверное заполнение, это необходимо зафиксировать в акте.

Акт составляется в двух экземплярах.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

10356 относится ко внутренней распорядительной документации фирмы и составляется при определенных условиях.

В большинстве случаев такой документ издается на предприятиях малого сектора экономики, поскольку в крупных организациях с большими оборотами перекладывание функции бухгалтера на директора попросту нецелесообразно. ФАЙЛЫ Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:

  1. заключить договор о бухгалтерском обслуживании на условиях аутсорсинга со сторонней организацией;
  2. возложить эту функцию на себя.
  3. назначить специалиста согласно ;

Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом — упрощенную систему налогообложения (основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний).

Делать выбор необходимо сразу после создания Общества с ограниченной ответственностью в самом начале деятельности предприятия через издание соответствующего приказа. Иногда этот документ называют еще «Приказом №2» (первый приказ – о назначении директора), т.к.

по штату любого ООО априори определены две основные должности: директора и главного бухгалтера. Следует отметить, что порой переход обязанностей происходит и в период ведения активной деятельности организации: это не запрещено законом и никаких особых объяснений данная процедура не требует. После издания приказа вся ответственность за финансовую часть работы предприятия, ровно как за сдачу отчетности, подсчет, оплату налогов и т.п.

ложится на директора. На него же автоматически переходит право подписи платежных документов. При возложении функции главного бухгалтера на директора никакие дополнительные записи ни в личное дело руководителя, ни в его трудовую книжку вносить не нужно. Не надо заключать и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

6795 При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю.

Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов.

Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек. ФАЙЛЫ Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.
Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику. Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг. Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е.

законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация.

Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика?

Ответ на вопрос: Рассмотрим ваши вопросы: 1. Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика и расписывается за него (как он будет выглядеть, можно пример)? Как правильно все оформить в такой ситуации в организации?

Если в организации нет кадрового специалиста, то обязанность по ведению кадровых документов автоматически возлагается на руководителя.

При этом, выполнение сотрудником работ, не входящих в его трудовые обязанности, можно оформить одним из четырех способов:

  1. как , при этом должность кадрового работника должна быть введена в штатное расписание организации;
  2. как , при этом под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности;
  3. как , при этом должность кадрового работника также должна быть введена в штатное расписание организации;
  4. .

Следовательно, единственный вариант, которым вы можете воспользоваться в данном случае, это заключить гражданско-правового договора на оказание услуг по кадровой работе. При этом, в связи с тем, что работник фактически будет выполнять данную работу вне штата, то проставлять свои подписи он не имеет право, т.е.

в данном случае работник сможет выполнять кадровую работу, а подписи будет проставлять на всех документах директор организации самолично. Что касается ведения трудовых книжек.

При отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, .